Italian Hospital Group

Lunedì, 18 Aprile 2016 12:47

La Italian Hospital Group Spa è nata nel 2001 per implementare ed ampliare l'offerta dei servizi socio-sanitari di diverse strutture presenti sul territorio.  Di notevole rilevanza al livello nazionale sono il Centro specialistico dedicato alla Malattia di Alzheimer, il più grande del Lazio, e il Centro per i Disturbi del Comportamento Alimentare che, nel loro genere, rappresentano due forme di eccellenza sanitaria e motivo di orgoglio per la Società.  Inoltre, dislocate sul territorio ed inserite in normale contesto urbano, sono attive strutture residenziali socio/terapeutico riabilitative dedicate ad utenti con problemi di pertinenza psichiatrica.  L'azienda, dotata di certificazione ISO 9001 per la qualità dei processi, complessivamente gestisce 546 posti letto come RSA, 10 posti letti e 40 domiciliari come hospice e conta 16 strutture sul territorio laziale.

ESIGENZE DEL CLIENTE

La gestione di Italian Hospital Group rifletteva la storia della struttura e cioè tante soluzioni eterogenee, non integrate tra loro, che producevano output ridondanti, non sempre coerenti tra loro, e dati statistici e rendicontazioni non affidabili.
La gestione delle risorse umane era affidata in gran parte agli interventi manuali degli operatori, con conseguente possibilità di errore e dispendio di tempo, in particolare per la pianificazione e la gestione dei turni, con successiva verifica delle effettive presenze per l'elaborazione delle buste paga.
Inoltre, essendo le varie sedi operative distanti sul territorio, di norma le comunicazioni ufficiali venivano effettuate tramite mail e diffuse all'interno a voce o tramite stampe cartacee, senza possibilità, da parte della sede centrale, di verificare che la versione/revisione conosciuta fosse effettivamente la più recente. Dopo anni di consuetudini comode ma sostanzialmente scorrette, basate su prodotti obsoleti e con una configurazione client server, il management ha optato per una riorganizzazione epocale, che coinvolgesse tutto il gruppo e, quindi, le varie unità annesse negli anni e dotate di una propria autonomia organizzativa.

PROGETTO REALIZZATO

SOLUZIONI IN USO
HR Tool Platform
Presenze Project e Gestione Spettanze
Work Flow Presenze e piano ferie
Gestione turni
Sicurezza sul lavoro
Infovision & HR Analytics
Zsupport per l'aggiornamento degli applicativi

Terasoft, analizzando le esigenze di The Space Cinema, ha elaborato un modello di gestione che prevede l'introduzione di processi organizzativi finalizzato ad automatizzare ed ottimizzare il flusso delle informazioni, grazie alla flessibilità e alla tecnologia web della Suite HR Infinity Zucchetti.


Presenze e turni

Oggi, al momento dell'introduzione in azienda di una nuova risorsa, l'ufficio del personale inserisce l'anagrafica nella soluzione di Rilevazione Presenze e, grazie alla base dati unica, tutti gli altri reparti hanno visibilità dei dati inseriti e possono integrare quelli di loro competenza, in modo da avere informazioni sempre aggiornate e coerenti.
La Direzione Sanitaria e ogni Capo sala hanno completa autonomia nella pianificazione dei turni degli operatori sanitari e, in tempo reale, possono verificare la copertura del turno e avviare opportune azioni correttive, in caso di eventuali scostamenti tra le presenze pianificate e quelle effettive.
Allo stesso tempo, gli operatori sanitari possono richiedere al loro responsabile variazioni alla pianificazione, ma anche permessi, periodi feriali e straordinari - sempre aggiornati in base a quanto effettivamente maturato grazie al modulo delle Spettanze - attraverso l’HR Portal e strumenti di Workflow, in funzione di quanto definito nell'Organigramma aziendale.
Infine la Direzione del personale, grazie all'integrazione della soluzione con i sistemi di Rilevazione delle Presenze, può verificare l'effettiva attività svolta, rispetto agli orari pianificati, ed inviare al consulente del lavoro, senza necessità di interventi manuali, un file, anziché fax o file excel, contenente dati univoci e corretti.
Il flusso così organizzato consente di contenere i costi del personale già al momento della pianificazione impiegando solo gli operatori sanitari effettivamente necessari per orario di lavoro, e garantisce precisione e puntualità nella totalizzazione del mese e, di conseguenza, nella lavorazione dei dati necessari per l'elaborazione degli stipendi.

Sicurezza sui luoghi di lavoro

Grazie a Safety Solution, integrata con le altre soluzione della suite HR Zucchetti, l'ufficio sicurezza, al momento dell'assunzione di una nuova risorsa, pianifica le visite mediche obbligatorie e assegna i dispositivi di prevenzione individuale (dpi) e, successivamente, gestisce le visite periodiche e i controlli dei dispositivi assegnati.
Per quanto riguarda gli appalti intramoenia (ad es. la ditta che si occupa delle pulizie all'interno della struttura), la soluzione consente di gestire, non solo tutta la documentazione di qualifica dei fornitori, ma anche di valutarne l'idoneità tecnica professionale.
Italian Hospital Group gestisce circa un centinaio di fornitori, con 5/6 documenti da gestire per ciascun contratto, di norma consegnati per mail o di persona.
Grazie all'importazione all'interno della soluzione di tutti i dati relativi ai contratti in essere, è stato possibile automatizzare il flusso, ridurre il ricorso alla carta e abbreviare i tempi di raccolta e verifica dei documenti

Comunicazioni aziendali chiare e condivise

Con il prodotto HR Tool Platform le varie bacheche aziendali sono state dismesse e unificate online, in modo da gestire una sola volta le comunicazioni ufficiali, anche in caso di revisione di documenti, raggiungendo tutte le sedi operative con un semplice click. In questo modo la gestione è tracciata e le informazioni sono chiare e fruibili da tutto il personale in ogni momento, grazie alle postazioni PC messe a disposizione dalle strutture.

Dati coerenti e di facile lettura

In qualsiasi momento la Direzione del personale ha la possibilità di analizzare ogni tipo di dato presente nella suite HR attraverso la Business Intelligence Zucchetti: con Infovision e gli HR Analitics, cruscotti definiti di analisi dinamica del dato HR, è possibile mettere a confronto periodicamente le informazioni fornendo al management aziendale informazioni chiare e precise, rappresentandole anche graficamente.

Applicativi sempre aggiornati

Per avere la garanzia di applicativi sempre aggiornati, affidabili e performanti, Italian Hospital Group Spa ha scelto di affidare la manutenzione IT delle soluzioni Zucchetti ad OS Project, azienda del gruppo Terasoft, che con interventi periodici presso il cliente o da remoto gestisce Sistemi Operativi, DataBase e applicativi Zucchetti.

PERCHE' ZUCCHETTI

Risponde il Dott. Daniele ISABELLA
Direttore commerciale e responsabile della qualità

L'implementazione del programma Zucchetti ha risposto alle complessità del nostro contesto, settore molto particolare per la natura della turnazione del personale sanitario.
Dopo tanti anni di frammentazione, siamo finalmente riusciti a raggiungere una omogeneità nella gestione a cui ambivamo da tempo.
Inoltre, grazie alla flessibilità delle soluzioni Zucchetti, non è stato necessario cambiare i terminali già in nostro possesso e questo ci ha consentito di investire maggiormente nella formazione del nostro personale.
Grazie alle soluzioni Zucchetti e al supporto dell'Agenzia Terasoft, possiamo affrontare serenamente le continue evoluzioni che coinvolgono il nostro settore. Daniele Isabella

 

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