Port Mobility

Giovedì, 12 Ottobre 2017 16:43

 

PORT MOBILITY - CASE HISTORY

Port Mobility è una Società per Azioni nata nel 2004, per gestire in concessione nei porti di Civitavecchia, Fiumicino e Gaeta (cosiddetti "Porti di Roma") servizi di interesse generale (mobilità e infomobilità, manutenzione…).
In particolare Port Mobility si occupa dei servizi di parcheggio e trasporto passeggeri, della gestione della segnaletica e della viabilità con relativa manutenzione e della gestione dei flussi veicolari in attesa dello sbarco/imbarco.
Strettamente legati alle gestioni di viabilità e infomobilità sono i tre Info Point presenti nel porto di Civitavecchia e gestiti direttamente da Port Mobility. Le relative postazioni sono localizzate presso il Terminal Autostrade del Mare (ADM) aperto dalle 06.00 alle 22.00, presso Varco Vespucci, aperto 24 ore su 24 e presso il centro servizi Largo della Pace aperto dalle 06.30 alle 20.00 (o comunque fino alla partenza delle navi da crociera).

 

ESIGENZE DEL CLIENTE

Le esigenze del cliente erano:
- l’ottimizzazione della gestione del personale, il monitoraggio dell’attività lavorativa dei dipendenti e della formazione negli adempimenti sanitari obbligatori;
- l’ottimizzazione dell’amministrazione del personale e della comunicazione azienda-dipendente, con l’informatizzazione di molte procedure gestite fino a quel momento in formato cartaceo.
- avere una reportistica per indagini aziendali.
Le più importanti criticità rilevate erano la gestione del personale, in quanto dislocato in diverse aree anche distanti tra loro (diversi parcheggi, la sala operativa, gli infopoint...), e la gestione dei cartellini e dei cedolini, che avveniva completamente in formato cartaceo e che necessitava, quindi, di soluzioni in grado di rendere i processi automatici e snelli.

 

PROGETTO REALIZZATO

SOLUZIONI ZUCCHETTI IN USO

Organigramma
 

Analizzando con attenzione le esigenze del cliente Port Mobility, Terasoft ha proposto diverse soluzioni Zucchetti in grado di far convergere in maniera automatizzata le diverse attività e avere un flusso controllato e una condivisione di informazioni in base al ruolo ricoperto (e di autorizzazione di accesso al dato).

GESTIRE I TURNI DEI DIPENDENTI

Con ZScheduling, il cliente Port Mobility adesso può pianificare i turni e le attività dei dipendenti in maniera molto più semplice, anche del personale dislocato in altre aree.
Tramite lo strumento di pianificazione turni, l'area preposta è in grado di:
- Assegnare i turni con un semplice clic, in quanto il sistema fornisce la turnistica in base alle regole e all’algoritmo forniti in fase di configurazione di ZScheduling;
- Modificare i turni per singolo operatore, nel singolo giorno o su un periodo selezionato, anche nel caso in cui si presentino situazioni particolari, quali assenze impreviste o un aumento del flusso di viaggiatori nel porto (con conseguente apertura di un parcheggio aggiuntivo);
- Inserire giustificativi direttamente sul calendario;
- Visualizzare il numero di operatori presenti per fascia oraria/turno per monitorare la copertura del fabbisogno;
- Visualizzare i totalizzatori di ogni dipendente o di un intero Reparto, ovvero eventuali giorni di ferie o tipologia di permesso suddivisi per “residuo”, “goduto” e “saldo”, per facilitare l'operatore dell'Area Turni nella selezione di eventuali collaboratori per sostituzioni o riposi aggiuntivi;
- Fornire ad ogni singolo operatore la possibilità di effettuare il login attraverso la password personale, consentendogli di monitorare il turno a lui assegnato, o quello dei propri colleghi appartenenti allo stesso Reparto;
- Effettuare le stampe del calendario turni.

MIGLIORARE I FLUSSI AZIENDALI

Attraverso Presenze Project viene fatto il controllo delle timbrature tramite i turni pianificati, con relative ed eventuali richieste di giustificativi e assenze effettuate dal dipendente.

L’adozione del portale Zucchetti HR Portal e di Workflow, ha permesso al cliente di ottimizzare la gestione dei cartellini e di pubblicare i cedolini sul portale personale dei dipendenti, che a loro volta possono inserire richieste (ferie, permessi…) e visualizzare il loro stato d’avanzamento, consultare il cartellino mensile e tutta una serie di informazioni. In questo modo l’azienda è stata in grado di dematerializzare i flussi cartacei, rispettare tutte le norme in materia di privacy, migliorare la comunicazione aziendale, mettere a disposizione dei dipendenti uno strumento sul quale consultare informazioni personali e aziendali (cedolini, cud, ferie, cartellino presenze, regolamento interno…) riuscendo così a ridurre il flusso dei dipendenti nell’ufficio del personale.

Safety Solution provvede a dare supporto per quanto riguarda gli adempimenti in materia di sicurezza sul lavoro e gestione di specifici percorsi formativi.

Infine, grazie a HR Analitycs, il cliente può disporre di uno strumento capace di elaborare report di varia natura (relativamente ai fabbisogni), utili a dare supporto al management aziendale

 

PERCHÉ ZUCCHETTI

Risponde la Dott.ssa Susanna ABRUSCI
Responsabile HR, Ufficio Sicurezza, Gestione Rifiuti
 

Abbiamo scelto Zucchetti dopo un’accurata ricerca di mercato.

Hr Portal, Workflow e Zscheduling
Il Sistema Zucchetti ci ha consentito di migliorare la gestione di tutti quei documenti cartacei che, passando dalla Sala Controllo all’area turni, giungevano all’ufficio del personale spesso incompleti, corretti a mano, facendo venire meno la certezza del dato ai fini delle presenze. Attualmente, grazie ad Hr Portal, il dipendente consulta con pochi clic sul tablet o lo smartphone la propria documentazione, le comunicazioni, le procedure o le circolari aziendali indirizzate al personale. Non solo. Tramite il Workflow, ha anche  la possibilità di verificare le timbrature, avanzare elettronicamente le richieste utilizzando varie tipologie di giustificativi a disposizione che spaziano dalle ferie, ai permessi, agli straordinari.
Con Zscheduling siamo tutti in rete, sala controllo compresa e tutti vedono i turni relativamente al proprio settore d’appartenenza, aggiornati in tempo reale.

Safety Solution e Hr Analitycs
Prima di Safety Solution eravamo sprovvisti di un sistema in grado di monitorare con precisione tutte quelle scadenze che sono di vitale importanza quando si parla di sicurezza e di sorveglianza sanitaria, piuttosto che dei corsi di formazione che a vario titolo sono pianificati in seno alla Port Mobility Spa.

Hr Analitycs, invece, ci ha consentito di velocizzare la realizzazione dei report aziendali che prima venivano effettuati con dei fogli elettronici di Excel. Quindi è stato ridotto il tempo impiegato nella loro redazione, nonchè i margini d’errore, permettendoci di avere il polso della situazione sui dipendenti che orbitano nella Società per quel che concerne l’andamento dell’assenteismo nelle sue varie forme, piuttosto che la mole  degli straordinari intrapresi dal personale nell’arco dell’anno e/o fare  eventuali raffronti con gli anni precedenti. Sostanzialmente possiamo dire di avere una visione dinamica dell’azienda con dati sempre certi e corretti.

 

Port Mobility

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