The Space Cinema, guidata dal suo Presidente, è il più importante circuito cinematografico d'Italia con un elevato numero di Unità Commerciali (Multiplex) dislocate su tutto il territorio nazionale, presso le quali impiega circa 1200 dipendenti. Ognuno dei Multiplex di The Space Cinema costituisce una filiale vera e propria dell'azienda. The Space Cinema nasce dall’unione delle Società Medusa Cinema e Medusa Multicinema (gruppo Mediaset) da un lato e Warner Village Cinema dall’altro e, dopo l'acquisto del pacchetto azionario di CinecitySpA, conta 34 Unità Commerciali distribuite su tutto il territorio italiano.
ESIGENZE DEL CLIENTE
La tipologia di business di The Space Cinema richiede che la gestione delle Risorse Umane sia flessibile e dinamica visto l'elevato numero di personale addetti nelle oltre 260 sale cinematografiche; inoltre la stagionalità del lavoro porta il numero dei lavoratori ad incrementi rilevanti in determinati periodi dell'anno. The Space Cinema avvertiva l'esigenza di dare più autonomia di gestione alle singole filiali ed ai singoli Direttori delle Unità Commerciali, pur mantenendo un controllo centralizzato nella sede amministrativa. Per questo motivo The Space Cinema aveva bisogno di uno strumento che consentisse ai Direttori di gestire al meglio le proprie risorse e di condividere in tempo reale tale gestione con la Direzione Centrale che è, così, costantemente informata ed aggiornata. Altra fondamentale esigenza era quella di non doversi preoccupare della infrastruttura dei sistemi, delle performance e della sicurezza dei dati: questo ha portato il cliente ad optare per una soluzione in Outsourcing per la gestione dei sistemi chiedendo a Terasoft tutta la responsabilità e la manutenzione degli applicativi.
PROGETTO REALIZZATO
SOLUZIONI IN USO
Portale Zucchetti
Organigramma Aziendale
Presenze Project
Work Flow Presenze
HR Zucchetti Gestione Risorse Umane
BPM
Business Intelligence & HR Analytics
Paghe Web
Budget Web
N° 47 Terminali Presenze
TeraCenter
Terasoft, analizzando le esigenze di The Space Cinema, ha elaborato un modello di gestione che prevede l'introduzione di processi organizzativi finalizzato ad automatizzare ed ottimizzare il flusso delle informazioni, grazie alla flessibilità e alla tecnologia web della Suite HR Infinity Zucchetti.
Processo di assunzione
Oggi ogni Direttore di ciscuna Unità Commerciale ha a disposizione via Web il Modulo dei Processi aziendali, tramite il quale crea in autonomia una proposta di assunzione; la Direzione del Personale approva tale proposta consentendo, in questo modo, all’Unità Commerciale di integrare l’anagrafica con i dati comportamentali (per le Presenze) e alla Direzione del Personale di completare i dati contrattuali (per le Paghe).
In questo modo tutti i reparti interessati prendono parte, sulla base delle proprie competenze, alla creazione nella suite HR Zucchetti dell'anagrafica unica della nuova risorsa, condivisa dalle applicazioni Presenze, Paghe, Work-Flow, in modo da avere sempre dati aggiornati e coerenti.
Lo stesso modulo consente, inoltre, di gestire le variazioni di rapporto di lavoro, cessazioni comprese, sempre attraverso il coinvolgimento dei vari reparti competenti e con la generazione automatica di tutta la documentazione necessaria: lettere di assunzione, cessazione ed i files per le comunicazioni obbligatorie.
Presenze
Ogni Direttore ha anche completa autonomia nella gestione del processo di Rilevazione delle Presenze dei collaboratori del proprio cinema, a partire dalla pianificazione settimanale dei turni fino alla chiusura di tutte le anomalie; ciò consente di contenere i costi del personale già al momento della pianificazione impiegando solo i dipendenti effettivamente necessari per orario di lavoro, e garantisce precisione e puntualità nella totalizzazione del mese e, di conseguenza, nella lavorazione dei dati necessari per l'elaborazione degli stipendi.
Nella sede amministrativa, il flusso delle richieste relative a permessi, periodi feriali, straordinari, ecc., viene gestito attraverso l’HR Portal e il WorkFlow in funzione di quanto definito nell'Organigramma aziendale.
Payroll
Una ulteriore scelta evolutiva di The Space Cinema è stata quella di passare da uno stato di Outsourcing paghe, caratterizzata da un'elaborazione degli stipendi gestita esternamente da un Professionista che utilizzava la propria procedura Paghe, ad uno di Insourcing: The Space Cinema ha a disposizione il proprio applicativo Paghe, che condivide con le altre soluzioni la base dati unica, al quale si collega il Professionista tramite l’accesso Web per lo svolgimento delle proprie attività.
In questo modo i dati del Personale, vero patrimonio aziendale, rimangono sempre a disposizione dell’azienda, anche in previsione di un nuovo Professionista a cui si richiederà lo stesso servizio.Al termine del processo di elaborazione mensile degli stipendi ogni Direttore delle Unità Commerciali ha a disposizione in tempo reale sull’HR Portal cedolini paga, modello CUD, richieste detrazioni d’imposta, ecc. dei collaboratori della propria Unità Commerciale.
Budgeting e Monitoring
Il momento più importante nella Gestione del Personale è rappresentato dall'elaborazione del Budget del Personale e del Forecast: il modulo, integrato nella suite HR, consente di gestire le attività di budgeting e monitoring in riferimento alle varie componenti di costo del personale (aumenti contrattuali, scatti, anzianità, passaggi di livello) attingendo alle informazioni contenute nei vari applicativi ed ai diversi elementi previsionali (proiezioni del costo del lavoro, ipotesi di nuove assunzioni, cessazioni, assenze programmate di lunga durata, mobilità interna) inseriti nel sistema via Web direttamente dai Direttori delle varie Unità Commerciali distribuite su tutto il territorio nazionale.I risultati ottenuti, messi a disposizione dalla Direzione delle Risorse Umane (DRU), consentono al management di individuare gli eventuali scostamenti rispetto a quanto stimato e, quindi, di intervenire tempestivamente attuando le necessarie azioni correttive ma anche di riformulare il budget sulla base dei dati consuntivi.
Inoltre, in qualsiasi momento la DRU ha la possibilità di analizzare ogni tipo di dato presente nella suite HR attraverso la Business Intelligence Zucchetti: con Infovision e gli HR Analytics, cruscotti definiti di analisi dinamica del dato HR, è possibile mettere a confronto periodicamente le informazioni relative a Budget, Paghe e Presenze, fornendo al management aziendale informazioni chiare e precise, rappresentandole anche graficamente.
Outsourcing dei sistemi
Per far fronte all'esigenza di Outsourcing dei sistemi, i software Zucchetti utilizzati da The Space Cinema sono tutti ospitati nel TeraCenter (Data Center di Terasoft), che garantisce accessi sicuri agli applicativi 24 ore su 24, backup giornalieri e un'elevata sicurezza dei dati sia a livello informatico che a livello di sistemi anti-incendio e vigilanza armata.
Nel TeraCenter sono monitorati anche i 47 terminali utilizzati nelle varie sedi: il monitoring costante garantisce il medesimo orario su tutti i terminali del territorio nazionale, grazie alla sincronizzazione con server NTP, acquisisce le timbrature in tempo reale e segnala immediatamente agli operatori problematiche sia di tipo tecnico (mancata raggiungibilità del terminale, disconnessioni o malfunzionamento sull'apparato) che funzionale (mancata acquisizione delle timbrature), per assicurare interventi tempestivi di manutenzione, sostituzione e riparazione.
PERCHE' ZUCCHETTI
Risponde il Dott. Claudio CORRIAS
Coordinatore Amministrazione Risorse Umane
La flessibilità della tecnologia Zucchetti è stata determinante nella scelta della Direzione Risorse Umane di The Space Cinema.
La nostra Azienda è nata dall’unione di due realtà già molto grandi e dinamiche. La costituzione di un’unica azienda proprietaria di una rete di Unità Commerciali (Mulitplex) disposte su tutte il territorio nazionale, ha richiesto lo sviluppo di un modello che fosse capace di coniugare la complessa gestione delle casistiche legate alle presenze di The Space Cinema, con un uso semplice e allo stesso tempo completo ed efficace.
Ogni nostra Unità Commerciale è oggi autonoma nella gestione delle presenze dei dipendenti, ma è anche sottoposta ad un rigido rispetto delle indicazioni della Direzione Risorse Umane nonché di quanto disposto dal CCNL vigente. La piattaforma Zucchetti ci ha quindi garantito la possibilità di ottenere il risultato a cui ambivamo, ovvero una omogeneità nella gestione di tutto il Personale dislocato nelle Unità Commerciali.
La Direzione Risorse Umane di The Space Cinema, sotto la guida del suo Direttore Antonio CIFALDI, è riuscita a portare a compimento il progetto iniziale ed a garantire così a tutti i propri dipendenti il pieno rispetto di uno degli impegni assunti al momento della costituzione della Società, ovvero cedolini paga corretti (il margine di errore è impercettibile e percentualmente insignificante) e consegnati sempre alla scadenza mensile prevista da calendario.
Nell’ambito del completamento del proprio progetto, La Direzione Risorse Umane sta riuscendo a garantire alle Unità Commerciali la possibilità di gestire l’elevatissimo turn over delle Risorse Umane, grazie all’integrazione dei moduli Zucchetti, che consentono ai Direttori dei Multiplex di inserire, variare, cessare le anagrafiche dei dipendenti direttamente sul modulo che alimenta le paghe mensili.
Anche in questo caso, grazie alla tecnologia Zucchetti ed alla corretta collaborazione di Terasoft, la DRU è riuscita a delegare il lavoro, mantenendo il controllo delle attività e le scelte definitive presso di se.
La scelta di Zucchetti, tramite l’Agenzia Terasoft, ci rende oggi sereni nell’affrontare un percorso di crescita che sta continuando anche nel corrente anno. The Space Cinema è riuscita infatti ad integrare nella propria gestione, singoli o gruppi di Multiplex rilevati da altre aziende, senza che questo abbia mai comportato difficoltà o rallentamenti nella gestione delle attività della DRU.
Un sentito ringraziamento per quello che hanno fatto e che certamente continueranno a fare gli specialisti di Terasoft.
Claudio Corrias
