DMS, firma elettronica e...: la digitalizzazione dei documenti secondo Zucchetti

Giovedì, 25 Ottobre 2018 10:44

 

DMS ZUCCHETTI: LA SOLUZIONE UNICA SUL MERCATO PER LA DIGITALIZZAZIONE DEI DOCUMENTI

archivio documenti cartaceiQuante volte ti è capitato di dover cercare un documento importante in un archivio polveroso e doverlo fare in breve tempo? Oltre l'archiviazione, sai bene che è fondamentale che un documento sia integro e facilmente reperibile. Ma non è tutto! Un documento deve essere creato, trasmesso/ricevuto, gestito, all'occorrenza firmato...

La digitalizzazione dei documenti non significa solo "dematerializzare", ma ripensare un intero processo, tra cui la firma, e gestire l'intero ciclo di vita di un documento in formato digitale (pensa, ad esempio, alla Fatturazione Elettronica).

Lo sai che esiste una soluzione che ti permette di fare ciò in maniera semplice e veloce? Il DMS, ovvero Document Management System (https://it.wikipedia.org/wiki/Document_management_system), una soluzione integrata nella Tool Platform Gestione del Personale di Zucchetti.

Zucchetti ha rilasciato, infatti, la nuova versione della Tool Platform per la gestione del personale e, il DMS, assieme a molte altre funzionalità del portale, è stato potenziato e migliorato.

La Tool Platform Gestione del Personale è web based, un’altra eccezionale caratteristica che la rende unica nel mercato. Questa caratteristica si traduce in applicazioni sempre aggiornate, raggiungibili ovunque e "scalabili" (ovvero la libertà di attivare solo la soluzione che mi serve per i dipendenti che la utilizzano).

Di tutti gli strumenti già attivi e presenti, ti voglio raccontare delle nuove funzionalità del DMS, o meglio di funzionalità esistenti e di quelle aggiuntive.

Il DMS Infinity Zucchetti permette di:

  • ricevere;

  • acquisire;

  • protocollare;

  • catalogare;

  • archiviare;

  • condividere;

  • distribuire;

  • gestire.

Tutte queste attività consentono di migliorare in modo consistente l’efficienza dei processi di condivisione, revisione e distribuzione dei documenti; aumentare la produttività e, al contempo, ottimizzare risorse, tempo e, ovviamente i costi.

Da una recente ricerca, commissionata da Canon e da NetConsulting, è emerso come uno degli obiettivi di efficienza delle aziende è quello di diminuire drasticamente la quantità di carta utilizzata.

Uno dei passaggi più avvincenti, a mio avviso è il seguente:

Sono soprattutto i reparti amministrativi a gestire le quantità maggiori di documenti cartacei (citati al primo posto per volumi generati dal 60,8% degli intervistati). Questo si traduce in elevati costi di gestione, che rappresentano un aspetto critico, per il 25% degli intervistati, insieme all'elevata complessità derivante dalla gestione di un parco stampanti eterogeneo (per l'11,2%) e obsoleto (il 22% del campione ha un parco installato con età superiore ai 4 anni).

(fonte http://www.businesspeople.it/Hi-Tech/La-priorita-delle-aziende-Seppellire-la-carta-71984)

Passeggiando per i corridoi della tua azienda, quali sono gli uffici e i reparti che vedi perennemente alle prese con fogli di carta sulla scrivania, fogli da leggere, sottoporre, approvare, firmare e magari da imbustare e inviare? E, credimi, non dipende dalle persone, o dai flussi.

Con il DMS, integrato nel portale, tutto questo è solo un ricordo, grazie anche a poche funzioni integrate con il DMS Infinity Zucchetti. Vediamo quali.

Enterpise Digital Folder

Ok, hai deciso di fare le cose per bene! Devi assolutamente vedere le funzionalità dell’Enterprise Digital Folder, un modulo della Tool Platform che integra in un’unica vista tutti i documenti riferiti a qualsiasi soggetto presente a sistema, da tutti i processi aziendali di Gestione del Personale: dipendenti, manager, fornitori, appaltatori ecc.

L’Enterprise Digital Folder dà la possibilità di avere una vista sempre aggiornata sulle anagrafiche gestite nel sistema con:

  • Categoria del documento

  • Sottocategoria

  • Descrizione

  • Data di inserimento

Una funzione che, insieme alla condivisione e alla pubblicazione dei documenti del portale e alla firma digitale integrata nella Tool Platform Gestione del Personale, consentirà di arrivare alla completa digitalizzazione dei documenti.

Firma digitale e marcatura temporale

Zucchetti, da ottobre 2015, è Certificatore Accreditato presso AgID per l'emissione di certificati qualificati di firma digitale. Le firme digitali e le marche temporali Zucchetti godono quindi di pieno valore legale in tutti gli stati dell'Unione Europea.

La conservazione

La conservazione Zucchetti è la soluzione che permette di eliminare gli archivi cartacei nel rispetto dei requisiti richiesti per legge.

Attraverso la firma digitale e la marca temporale, puoi digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale… quale?

Lettere di assunzione? Rimborsi spesa? Piani formativi? Consenso Privacy?

Puoi firmare ogni documento per i tuoi processi di Gestione del Personale.

DMS, firma digitale, Enterprise Digital Folder e Conservazione documentale: questi sono gli elementi per eliminare completamente la carte e migliorare i flussi comunicativi, aumentare l’efficienza e la produttività.

E tu come organizzi la tua modulistica e i tuoi archivi? Contattaci per un confronto.

 


Riccardo Marchetto profilo

Riccardo Marchetto  Bottone b linkedin

Account Manager presso Terasoft.

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