Quando la nostra azienda assume una nuova risorsa è necessario, per facilitare l’integrazione di quest’ultima, strutturare un’attività fondamentale per l’intero processo di assunzione: l’onboarding.
Cos’è l’onboarding e quali sono i suoi obiettivi?
Come anticipato, l’onboarding è quel processo che mira a fornire ai nuovi dipendenti tutte le informazioni, gli strumenti e le conoscenze necessarie per iniziare a svolgere il proprio lavoro in modo efficace, facilitando la loro integrazione nell'ambiente aziendale. L'onboarding può variare da un'azienda all'altra tuttavia, in generale, si tratta di un processo strategico che comprende l'orientamento, la formazione e l'immersione nel contesto aziendale.
Questo processo ha diversi scopi chiave, tra cui:
- Accoglienza: creare un ambiente di benvenuto e assicurare un'esperienza positiva per i nuovi dipendenti, agevolando il loro inserimento fin dall'inizio.
- Formazione: dotare i nuovi dipendenti delle competenze e delle conoscenze necessarie per svolgere le proprie mansioni con efficacia, contribuendo così al successo aziendale.
- Integrazione culturale: favorire la comprensione e l'adozione della cultura aziendale, dei valori, delle norme e delle aspettative da parte dei nuovi dipendenti, in modo che si sentano parte integrante del team.
- Coinvolgimento e motivazione: promuovere l'entusiasmo e la motivazione tra i nuovi dipendenti, incoraggiandoli a essere appassionati del loro lavoro e a contribuire attivamente all'azienda.
- Riduzione dell'attrito dei dipendenti: minimizzare il turnover dei dipendenti, assistendo i nuovi assunti nell'affrontare le sfide iniziali e nell'instaurare un legame solido con l'organizzazione.
- Accelerazione della produttività: ridurre il periodo necessario per far diventare i nuovi dipendenti completamente operativi, consentendo loro di contribuire in modo significativo all'azienda in tempi brevi.
- Costruzione del capitale umano: contribuire alla formazione di una forza lavoro competente e impegnata, in grado di aiutare l'azienda a raggiungere i propri obiettivi.
Prima di parlare delle fasi più importanti dell'onboarding, possiamo già constatare, partendo dagli obiettivi, come sarebbe importante stabilire un processo il più automatizzato possibile. Una grossa mano ce la dà il modulo Onboarding di Zucchetti con cui possiamo automatizzare l'onboarding del neo-assunto grazie a percorsi di inserimento guidati per accoglierlo e fornire al primo accesso nel portale HR - come una sorta di portale di benvenuto - tutto il necessario alla sua attività lavorativa come documentazione, info su orari e sede, rubrica aziendale, materiale in dotazione, formazione suggerita e gestita, ecc...
Le fasi più importanti dell’onboarding
Mentoring
La fase iniziale del processo di integrazione inizia con il mentoring, in cui un individuo designato per questo compito (il mentore) si assumerà la responsabilità di orientare il nuovo arrivato e fargli da guida. Indipendentemente dalla sua precedente esperienza professionale, la nuova risorsa dovrà essere guidata passo dopo passo nel nuovo ambiente, al fine di acquisire rapidamente familiarità con le dinamiche interne e comprenderle. Il principio alla base del mentoring è che si apprende per imitazione (modeling). In questo modo, si risparmia tempo, è più agevole l’apprendimento ed il nuovo/a dipendente è più coinvolto sotto diversi punti di vista.
Tutoring
In questa fase, il mentore assume il ruolo di tutor, diventando così una figura che non si colloca davanti alla nuova risorsa ma al suo fianco. Un buon tutor si distingue dagli altri secondo queste caratteristiche:
- Abilità di comunicazione e relazioni interpersonali: è importante che ci sia la volontà di costruire una relazione solida tra il tutor e il nuovo entrato/a. Un buon mentore deve essere propenso a condividere le proprie conoscenze superando insieme le prime difficoltà che si pareranno lungo il percorso.
- È utile che il tutor capisca e tenda conto delle abilità e delle caratteristiche della nuova risorsa, in modo tale da raggiungere progressivamente gli obiettivi predisposti, sempre più complessi.
- Esperienza lavorativa
- Disponibilità: Ciò che fa il tutor non deve essere vista come un’attività burocratica, al contrario, rappresenta un delicato processo di accoglienza e sostegno
Delegare le attività
Nonostante ancora non si sia raggiunta l’autonomia completa, ora la nuova risorsa è in grado di agire. A questo punto, quindi, al nuovo dipendente verranno delegate nuove attività (singole, di breve durata e perimetrate), in modo tale da poter verificare il livello di autonomia.
Autonomia
In questa fase, la nuova risorsa è stata messa in condizione di muoversi in autonomia. Nonostante questo, bisogna mantenere l’abitudine di stabilire degli incontri per verificare il lavoro svolto e gli obiettivi prefissati. Il confronto è un elemento fondamentale che non deve essere mai lasciato in disparte. Spesso queste procedure non vengono adottate in azienda, o vengono seguite solo in parte, a causa di limiti di tempo, carenza di risorse umane o mancanza di cultura aziendale. Tuttavia, è una fase fondamentale capace di prevenire molte inefficienze, demotivazione e turnover aziendali.
