Spesso, il significato di Travel Management viene banalizzato riducendolo ad una semplice gestione dei viaggi d’affari. Tuttavia, occuparsi di business travel è un lavoro che va ben oltre. La gestione delle procedure di prenotazione delle trasferte e la rispettiva organizzazione logistica comprende, infatti, tutti quei processi che vanno dal benessere del viaggiatore fino al controllo dei costi.
Chi si occupa del Travel Management?
Per far sì che le attività del Travel Management vengano svolte nel miglior modo possibile, è necessario l’inserimento di una figura professionale: il Travel Manager.
Il Travel Manager è colui che si occupa della gestione dei viaggi all’interno dell’azienda ed il suo obiettivo principale è quello di trovare il giusto equilibrio tra costi e comfort del viaggiatore.
Nello specifico, la figura del Travel Manager è portata a farsi carico delle seguenti attività:
- Redigere l’insieme delle norme che regolano la gestione dei viaggi in azienda (travel policy)
- Comunicare e diffondere la travel policy facendo in modo che tutti i dipendenti la rispettino
- Individuare le aree che potrebbero generare risparmi per l’azienda
- Selezionare l’agenzia di viaggio più idonea alle esigenze dell’azienda
- Negoziare e valutare le tariffe delle compagnie aeree, catene alberghiere, etc.
- Valutare l’andamento delle spese
- Valutare il livello di qualità dei servizi utilizzati
Secondo l’AITMM – Associazione Italiana Travel Mobility Manager - il Travel Manager è una figura fondamentale all’interno dell’azienda, poiché è diventata un punto di riferimento dalla gestione amministrativa fino alla sicurezza sul lavoro.
Competenze necessarie al Travel Manager
Per svolgere tutte le attività precedentemente elencate, è necessario che il Travel Manager abbia delle competenze sia di amministrazione sia geopolitiche. In questo modo, risulterà più facile comprendere meglio i territori ed i mercati in cui andrà ad operare.
Tra le più importanti, si notano:
- Capacità di utilizzo dei sistemi e programmi informatici
- Nozioni di finanza, economia e amministrazione aziendale
- Competenze tecnico-professionali
- Approfondita conoscenza del settore turistico
- Conoscenza dei principali software gestionali applicati al turismo, adattati al contesto aziendale
- Buone doti relazionali
- Capacità organizzative
Con la maggior diffusione di rapporti commerciali ed esteri, i dipendenti si trovano spesso a dover affrontare trasferte di lavoro. Dunque, con l’aumentare dei viaggi di lavoro, emergono nuove necessità burocratiche ed economiche che acquistano sempre più peso. L’introduzione del Travel Manager, infatti, aiuta l’azienda a gestire questo tipo di difficoltà.
Travel Manager e Mobility Manager svolgono le stesse attività?
Si è soliti confondere la figura del Travel Manager con quella del Mobility Manager.
A differenza del primo, la figura del Mobility Manager si occupa di redigere il piano degli spostamenti casa lavoro (PSCL) dei dipendenti della propria azienda.
A seguito della pandemia, la posizione del Mobility Manager è diventata obbligatoria per le imprese e le pubbliche amministrazioni con più di 100 dipendenti per unità locate in città con una popolazione superiore a 50.000 abitanti.
Il PSCL (Piano Spostamenti Casa Lavoro) deve essere obbligatoriamente redatto entro il 31 dicembre di ogni anno ed il Mobility Manager ha il compito di analizzare la domanda di mobilità presso i dipendenti, identificare le possibili strategie per incentivare spostamenti più sostenibili ed eseguire un’analisi di offerta di trasporto. A tal proposito, per supportare in modo semplice, efficace ed intuitivo il Mobility Manager nella redazione del PSCL, Zucchetti propone ZGreenMove, un software che permette la raccolta e l’analisi di questionari già strutturati secondo le Direttive Ministeriali e somministrati ai dipendenti.
“Sarebbe banale limitarsi a dire che il Mobility manager è colui che si occupa dello spostamento casa lavoro dei dipendenti e che il Travel Manager organizza le trasferte aziendali, e fortunatamente la pandemia e la conseguente diffusione del lavoro agile, hanno contribuito a sfatare questa concezione espandendo il raggio di azione al di fuori delle aree di rispettiva competenza“, ha dichiarato Paolo Tedesco, Presidente di AITMM. Per questo, oggi, parliamo di Mobility Travel Manager.
