Gestione documentale: conservazione e archiviazione digitale
Quando parliamo di "documento" nell’era digitale parliamo per lo più di "documento digitale".
Un documento digitale va contestualizzato e gestito efficacemente, per essere reso opponibile a terzi. Non è più associabile unicamente ad un file – PDF o immagine, per capirci – ma a qualunque informazione o record, a qualunque dato digitale inserito in un processo aziendale ed informativo e/o software.
Il Codice dell’Amministrazione Digitale - o CAD - definisce il documento informatico come “il documento elettronico che contiene la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Gli obblighi di conservazione e di esibizione si intendono soddisfatti a tutti gli effetti di legge a mezzo di documenti informatici solo se le procedure utilizzate sono conformi alle regole tecniche ed effettuate garantendo pari conformità agli originali e alle Linee guida.
Conservazione e archiviazione digitale: due processi collegati ma non sovrapponibili
Quando la conservazione digitale è obbligatoria
Facciamo un passo indietro per una definizione fondamentale: la conservazione digitale permette di conservare a norma un documento digitale. È il processo di trasformazione di un documento cartaceo in digitale, disciplinato dalla Legge, che permette di garantire il valore giuridico del documento stesso. Richiede l'utilizzo di appositi strumenti per la digitalizzazione e l'autenticazione dei documenti.
Quali documenti sono oggetto della conservazione digitale? Qualsiasi tipo di documento digitali, in particolar modo quelli con valore legale o rilevanti ai fini civilistici e fiscali, che possono essere oggetto di contenzioso o di controllo di autorità preposte. Questo ne determina, infatti, la necessità di conservazione.
Ad esempio Conservazione Infinity Zucchetti è il software che permette di eliminare archivi, faldoni e la carta nel tuo ufficio, nel pieno rispetto delle disposizioni di Legge. Tramite l’apposizione della firma digitale e della marca temporale, si può digitalizzare qualsiasi tipo di documento aziendale e renderlo immodificabile, non deteriorabile e disponibile nel tempo nella sua autenticità.
Ogni dato digitale o documento informatico deve rispondere a caratteristiche oggettive - qualità, sicurezza, integrità, immodificabilità - ottenibili in diversi modi (come con l’apposizione di una firma digitale) ma non si può prescindere dalla conservazione digitale, che garantisce queste indispensabili caratteristiche.
La conservazione digitale è perciò obbligatoria per tutte le informazioni e per tutti i documenti di cui è prescritta la conservazione nel tempo, una conservazione a norma che preservi il valore legale dell’informazione e del documento.
Oltre la conservazione digitale: l’archiviazione
Non è inusuale che l’attività di archiviazione digitale venga sovrapposta all’attività di conservazione digitale. Tuttavia l'archiviazione ha un ruolo distinto e altrettanto centrale: garantire che la conservazione della documentazione avvenga in condizioni idonee e assicurare la reperibilità dei documenti.
Un’attività essenziale dal momento che la norma stabilisce che la conservazione dei documenti avvenga in luoghi e strutture sicure. Conservarli con ordine permette, all’ente o all’azienda, di produrre i documenti quando richiesti dall’autorità.
Perdipiù non si sottovaluti che l’archiviazione non converte semplicemente dal supporto cartaceo in formato digitale contratti, modulistica, report e documenti condivisi, ma traduce i contenuti - utilizzando specifiche piattaforme software e specifici protocolli informatici - in dati accessibili a qualsiasi utente o sistema aziendale.
In definitiva, l’archiviazione può estrarre informazioni di valore e insight utili a valutare l’efficienza del workflow: gli insight estrapolati dalle elaborazioni delle piattaforme analitiche cui i documenti digitali vengono “offerti”, possono essere utilizzati per individuare opportunità di miglioramento non solo dal management, anche da utenti comuni.
È ragionevolmente questo, in prospettiva, il vantaggio maggiore di un valido progetto di archiviazione digitale: sprigiona il vero potenziale dei documenti, migliorando la qualità del lavoro e i risultati di business.
Per la gestione di un valido progetto di digitalizzazione documentale esistono software come Infinity DMS Zucchetti, l'innovativo sistema di gestione documentale che permette di dematerializzare tutti i documenti, mettendo a disposizione funzioni avanzate per ricevere, acquisire, protocollare, catalogare, condividere, distribuire e gestire tutti i processi documentali.
