La formulazione del budget rappresenta il punto di partenza fondamentale per la pianificazione aziendale in qualsiasi organizzazione per stabilire gli obiettivi a breve termine.
All'interno del contesto dei budget, c’è quello dedicato alla gestione e all'organizzazione del personale. Questo tipo di budget è uno strumento cruciale per monitorare e valutare i costi associati al personale. Come strumento di previsione, esso consente di programmare e prevedere i costi legati al personale e la dimensione del team, basandosi sia su dati storici che sulle prospettive di sviluppo.
Prevedere l'andamento dei costi del lavoro e individuare le sue criticità riveste un'importanza cruciale per qualsiasi imprenditore, indipendentemente dalle dimensioni dell'azienda. Da un lato, è fondamentale sottolineare che la gestione delle risorse umane rappresenta una componente le cui politiche possono avere impatti significativi che vanno ben oltre l'anno in corso. Dall'altro lato, il costo del lavoro rimane una delle voci di spesa più rilevanti nell'ambito del bilancio aziendale.
Si possono individuare due approcci distinti nel processo di elaborazione del budget del personale:
Approccio Top-Down: in questo caso, il processo decisionale parte dall'alto della gerarchia aziendale e procede verso il basso. Ciò significa che la direzione aziendale decide la quantità totale di personale disponibile, che successivamente viene distribuita tra i vari dipartimenti o uffici dell'azienda secondo criteri definiti.
Approccio Bottom-Up: in questo caso, il processo decisionale inizia dal basso della gerarchia aziendale e procede verso l'alto. La quantità totale di personale necessaria è determinata dalla somma delle esigenze di personale esistenti nei vari uffici o reparti dell'azienda.
Entrambi questi approcci hanno vantaggi e svantaggi e possono essere adottati in base alla cultura e alle esigenze specifiche dell'azienda. La scelta dell'approccio dipende spesso dalla struttura organizzativa e dalle dinamiche interne dell'azienda stessa.
Quali informazioni sono necessarie per elaborare un budget del personale?
Il processo di creazione di un budget del personale coinvolge cinque fasi chiave:
- Analisi dei dati storici: consiste nell'esaminare i dati storici relativi al personale, compresi i costi passati e le tendenze occupazionali.
- Esame della composizione dell'organico attuale e definizione del fabbisogno di manodopera: in questa fase, è importante analizzare la struttura attuale del personale, valutando il numero di dipendenti, le loro qualifiche, le posizioni e le competenze. Questo aiuta a stabilire il fabbisogno di manodopera futuro in base alle esigenze aziendali.
- Analisi degli elementi retributivi e contributivi: questa fase comprende la valutazione dei salari, delle prestazioni, dei benefit, delle tasse e dei contributi previdenziali.
- Individuazione degli strumenti coerenti con la politica di gestione del personale: qui si tratta di identificare gli strumenti e le politiche che saranno utilizzati per gestire il personale, inclusi gli aumenti salariali, le promozioni, le assunzioni e le politiche di sviluppo del personale. Questa fase aiuta a garantire che le risorse umane siano allineate con gli obiettivi strategici dell'azienda.
Determinazione dell'incidenza dei servizi legati al personale e altri costi: infine, è importante considerare l'impatto dei servizi legati al personale e di altri costi correlati. Questi possono includere spese per la formazione, benefit aggiuntivi, spese legali o amministrative legate al personale.
Appare molto chiaro come il budget del personale sia un processo molto complesso e delicato, in cui il dato deve essere trattato con estrema cura.
Perché Excel non è sufficiente
Excel rimane uno strumento molto utilizzato e in fin dei conti valido per gestire il budget. Tuttavia ha delle limitazioni che per un processo così delicato, possono essere particolarmente disfunzionali.
1- Automatizzazione dei calcoli: il software automatizza i calcoli complessi coinvolti nella pianificazione del budget del personale. Questo riduce il rischio di errori e consente di risparmiare tempo prezioso.
2- Integrazione dei dati: puoi integrare facilmente i dati relativi al personale da diverse fonti, Questo garantisce che i dati siano accurati e facilmente accessibili.
3- Analisi avanzate per poter prendere decisioni consapevoli
4- Collaborazione e condivisione dei dati
5- Riduzione degli sprechi
6- Rapportistica e tracciabilità: hai la possibilità di avere report dettagliati e personalizzati sul budget del personale, che possono essere utilizzati per la comunicazione interna, l'audit e la rendicontazione alle parti interessate.
Complessivamente, l'uso di un software come Budget del Personale di Zucchetti semplifica in maniera estrema il processo di pianificazione, controllo e gestione del budget del personale, rendendolo più preciso e adatto alle diverse esigenze aziendali in continua evoluzione.
