Trasferte di lavoro e Business Travel: 2020 e prospettive per il futuro
Il settore Viaggi e Turismo nel 2020
Per parlare di "trasferte di lavoro nel 2020 e nel futuro", non possiamo non partire con alcune considerazioni sul settore Viaggi e Turismo.
Nel mondo – non solo in Italia - il Turismo ha sofferto gli eventi legati alla pandemia più di altri comparti. Covid-19, lockdown, autocertificazioni, distanziamento sociale, chiusure aziendali, smart working, divieti di lasciare il proprio Paese, la propria Regione, il proprio Comune, il virus non ancora debellato... La tempesta perfetta.
Sebbene non da subito, e al pari delle attese in ambiti diversi, per il 2021 si prevede invece una parziale ripresa del settore.
La speranza degli operatori è legata ai vaccini e alle graduali aperture, ma ci sono da considerare anche nuovi trend legati ad esempio all'offerta di contenuti fruibili online (es. teatri e musei), tramite realtà virtuale/aumentata, o di poter provare prodotti del territorio grazie al fiorire di eCommerce. Briciole, per un comparto che esiste e vive per fornire esperienze concrete.
Tuttavia, per sopperire alla mancanza di turisti, molte strutture ricettive hanno convertito i propri spazi proprio per accogliere i business traveller. Alcuni stanno iniziando addirittura a trasformare quella che è percepita dal settore come minaccia, lo Smart Working, in opportunità, dando possibilità di lavorare da remoto ai propri clienti. In che modo? Creando spazi dedicati allo Smart Working all'interno delle proprie strutture ricettive, e abbinando attività e soluzioni di svago e comfort. In questo modo si garantisce un'esperienza turistica più continuativa e che non si limiti al solo periodo di ferie. Potrebbe diventare una tendenza post-pandemia?
Quindi cosa salvare del 2020? Sicuramente la digital transformation. Al processo di digitalizzazione del soggiorno, avviato in epoca precedente alla crisi epidemiologica, il distanziamento sociale ha impresso una seria accelerazione. Dati alla mano, il 30% delle strutture ricettive adotta oggi metodi di pagamento da mobile e offre il check-in telematico o da mobile. Fino a ieri (2019) la percentuale era dell’8%: un incremento assai significativo in un anno come il 2020.
Contestualmente, sta crescendo l’offerta di assistenza via chatbot e di tour virtuali delle stanze, rispettivamente al 14% e al 13%.
Trasferte e viaggi di lavoro: dati del Business Travel 2020
Diamo un'occhiata rapida alle previsioni del Business Travel per il 2020 elaborate in "epoca pre-Covid" (gennaio 2020, sembra una vita fa...).
Le spese sostenute dalle aziende, per le trasferte professionali, nel 2019 avevano superato i 20,6 miliardi di euro (+2% rispetto al 2018) e le previsioni per il 2020 parlavano addirittura di un +5% a conferma di un trend in ascesa da diversi anni sia per spese destinate al travel management (+6% nel triennio 2017-2019) che al numero complessivo di trasferte di lavoro (+12% nel medesimo triennio). Insomma: le premesse c'erano tutte.
Si segnalavano nuove tendenze legate al Business Travel, dell'avvento di Millennials e Generazione Z sul mercato del lavoro, di policy aziendali più flessibili, della tecnologia che entrava in maniera prorompente, del bleisure (business + leisure, ovvero la possibilità di far combaciare trasferte di lavoro e viaggi d'affari con svago e tempo libero) ecc...
Veniamo però ai dati reali. La spesa per i viaggi d’affari nel 2020 è calata complessivamente a 7,6 miliardi di euro: -63% rispetto all'anno precedente!
Sul segmento nazionale troviamo un -56%, segnato profondamente dal crollo dei viaggi MICE (meetings, incentive, congress, events) ovvero i viaggi legati a convegni, fiere, eventi, congressi.
Peggio sul mercato internazionale, dove la spesa per il business travel nel 2020 ha registrato un -67%.
Si è viaggiato, e si tutt'ora si viaggia, per motivi strettamente necessari.
Come sarà il 2021 del Business Travel?
Il trend cambierà, si presume, nella seconda parte del 2021 (il 63% delle aziende italiane sostiene che si tornerà a viaggiare per motivi non strettamente necessari proprio nel secondo semestre del 2021).
Il 59% dei Travel Manager ritiene che le trasferte di lavoro aumenteranno rispetto al 2020; il 35% sostiene che diminuiranno; il 6% prevede una spesa sui livelli del 2020.
Secondo alcuni osservatori, il 2019 ha rappresentato il picco per quanto riguarda le spese in ambito Business Travel. La limitazione agli spostamenti ha fatto scoprire alle aziende l'utilità delle videoconferenze, che si sono trasformate: da attività d'emergenza sono diventate routine, fino ad essere utilizzate come strumenti capaci di generare opportunità.
Quindi le trasferte di lavoro saranno necessarie solo se non sarà possibile raggiungere il medesimo risultato senza muoversi dall'ufficio/da casa.
Uno scenario verosimile? Solo per il 2021. Se la videochiamata resta sicuramente uno strumento che le aziende hanno fatto proprio, il ritorno alle trasferte e ai viaggi di lavoro è solo questione di tempo. Ciò che cambierà saranno le modalità e le priorità, che sono le seguenti:
- gestione dei costi
- sicurezza del trasfertista
- flessibilità
- sostenibilità
Il futuro del Business Travel
Il criterio prioritario che accompagnerà la ripresa del Business Travel sarà la gestione dei costi. Programmare un viaggio/trasferta di lavoro significherà, sempre di più, monitorare e ridurne i costi.
In ambito Travel Management i costi sono:
- diretti se sono costi fissi legati alle spese sostenute per il viaggio, il vitto e alloggio o i costi di trasferta;
- indiretti se consistono nelle spese generali dell’azienda, nei costi legati alla struttura e alla gestione dei viaggi, alle prenotazioni o all’organizzazione della trasferta di lavoro.
Gli uni quanto gli altri sono costi che necessariamente influiscono sul bilancio aziendale. Tuttavia il contenimento dei costi si accompagnerà ad una valutazione del viaggio in chiave business: è una trasferta di lavoro importante per l'azienda? È un viaggio importante per il nostro business? Avremo un ritorno di investimento (che può essere economico o ampliamento della rete contatti ecc...) e, se sì, come lo calcolo? Domande a cui daremo risposta.
Se il criterio prioritario del "nuovo" Business Travel Management è la gestione dei costi, al secondo posto c'è la gestione della sicurezza del viaggiatore/trasfertista.
Nel contesto mondiale attuale (che lascerà cicatrici indelebili nel futuro e non solo nel 2021), la sicurezza del trasfertista è assolutamente fondamentale. Molte aziende stanno introducendo o modificando la propria travel policy in modo che garantisca salute, sicurezza e protezione dei viaggiatori e salvaguardi l’azienda da rischi legali e finanziari. Cosa introdurre nella travel policy? Come controllo e gestisco le fasi preventive all'organizzazione di viaggio? Ancora domande che necessitano di una risposta...
Business Travel e innovazione
La flessibilità è la terza priorità e si collega alle prime 2. Infatti, il trasfertista deve compilare la nota spese. Manualmente e con i moduli Excel è spesso soggetta ad errori. C'è un modo più semplice e veloce, che permette di non commettere errori?
Inoltre bisogna consegnare il tutto al collega dell'ufficio amministrativo. Come si fa se è in Smart Working? Anche il controllo di gestione e l'analisi dei costi diventa problematica. Sempre più aziende cercano soluzioni per avere un controllo/monitoraggio costante delle trasferte e dei costi.
Infine, l'intero processo legato alla trasferta, in alcune aziende è ancora un lavoro manuale che grava su dipendenti, colleghi, manager... Sempre maggiore è diventata la consapevolezza di una digitalizzazione del processo, con l'abbandono di consuetudini legate ad una gestione cartacea. Come faccio ad eliminare la carta e migliorare il processo? Come faccio a far "passare la palla" dal trasfertista all'Amministrazione senza dover andare per forza in ufficio? Come faccio a gestire la nota spese e le trasferte senza utilizzare Excel?
Questo ci porta alla quarta priorità, ovvero la sostenibilità. Le aziende hanno capito l'importanza di prendersi cura del mondo in cui viviamo. In che modo si sposa con la gestione delle trasferte e dei viaggi di lavoro?
Il Business Travel "green" è già una realtà da diversi anni e l'87% dei business travelers dichiara di voler viaggiare in maniera sostenibile. Il 56% preferisce il treno proprio per una scelta eco-friendly e il 65% si sforza il più possibile di utilizzare mezzi di trasporto pubblico, car sharing ecc... Il 69% dichiara di voler soggiornare in strutture eco-friendly e il 40% dichiara che prenotare strutture eco-friendly fa parte dei valori della propria azienda.
Ma non è tutto. Come detto in precedenza, la riduzione della carta è l'aspetto principale per le aziende che desiderano un Business Travel Management all'insegna del minore impatto ambientale (e dai costi minori, ovviamente). In che modo applicare tutto ciò?
La risposta a tutte le domande che abbiamo posto è l'innovazione: la risposta è il software gestione trasferte e nota spese ZTravel. Le tante funzionalità di ZTravel rispondono proprio a tutte le priorità che abbiamo visto finora. Vediamo qualche semplice esempio:
✔️ si può monitorare il processo di trasferta
✔️ si ottiene una riduzione dei costi di gestione
✔️ si ottengono analisi e valutazioni sui costi a supporto delle decisioni aziendali
✔️ si può attivare il Travel Risk Management, che permette di gestire in modo efficiente tutte le attività nelle fasi di pianificazione e svolgimento della trasferta per garantire la sicurezza dei trasfertisti, comprese l'informativa sulle norme comportamentali e la travel policy
✔️ si possono classificare le aree della trasferta (ad alto rischio, a basso rischio ecc...)
✔️ si può utilizzare l'app mobile, per avere a disposizione sempre e ovunque tutto ciò che serve per gestire le proprie trasferte e note spese ed essere sempre operativi
✔️ il trasfertista con un tap sul proprio smartphone può comunicare il proprio stato di incolumità o contattare i numeri di emergenza aziendali
✔️ si ottiene la semplificazione dell'intero processo e risparmio tempo di tutte le figure coinvolte
✔️ la digitalizzazione dell'intero processo lo rende snello, con un abbattimento delle possibilità di errore
✔️ si elimina la documentazione cartacea relativa alle trasferte aziendali per avere un processo "paperless"
Il Travel Manager 4.0
In questo faticoso periodo di incertezza dettata da norme in costante evoluzione, e per poter rispondere a domande come quelle appena formulate, il Travel Manager deve assicurarsi un ruolo altrettanto evoluto, con il supporto della tecnologia.
Rispetto ai costi, le competenze del Travel Manager richiedono conoscenza di strategie di revenue management, ovvero tutte le leve per ottimizzare i guadagni di un’azienda. Ma il nuovo ruolo del Travel Manager 4.0, o "post-covid", non è soltanto di organizzazione del viaggio, ma soprattutto valutazione dell'opportunità del viaggio, calcolo del ROI e controllo del raggiungimento degli obiettivi prefissati: un ruolo sempre più strategicamente rilevante. E anche per tutte queste attività, come abbiamo visto, ZTravel interviene a supporto del Travel Manager.
Insomma, anche per il Business Travel Management la pandemia rappresenta un’occasione se non si ragiona unicamente in termini di costi: performance dei viaggi, professionalità e innovazione riescono a rendere efficiente l’intero processo di Business Travel Management.
