COME GESTIRE NOTE SPESE E TRASFERTE IN MANIERA SEMPLICE ED EFFICACE
Spesso i dipendenti sostengono spese per attività lavorativa per le quali richiedono rimborso attraverso note spese.
La gestione delle note spese e delle trasferte è caratterizzata da diversi step: logistica e gestione della flotta aziendale – nel caso si disponga di un parco auto - pianificazione del viaggio, compilazione della nota spese, controllo, approvazione, analisi della trasferta e dei costi sostenuti ecc…
In alcune aziende, il processo di gestione delle note spese e trasferte viene effettuato attraverso file Word o Excel. Su un foglio Excel, infatti, i dipendenti riportano la nota spese che poi consegnano all’Amministrazione.
GESTIRE NOTE SPESE E TRASFERTE CON EXCEL
Attraverso una semplice ricerca su Google, è possibile scaricare gratuitamente diversi fac simile Word, template o tabelle Excel per compilare la nota spese, ad esempio questo fac simile di nota spese con Excel, scaricabile gratuitamente dal sito Microsoft, che consente di registrare le note spese dei viaggi di lavoro, calcolando il rimborso chilometrico e le spese suddivise per categoria.
Ovviamente, oltre alla nota spese, è obbligatorio allegare scontrini, ricevute ecc...
Abbiamo parlato dei limiti di Excel, se usato come strumento-chiave di gestione di processi aziendali anche critici, in un articolo dal titolo “Davvero in azienda ti basta Excel?”. Elenchiamo ora 5 limiti di Excel che si riflettono anche sulla gestione delle note spese e trasferte:
- Sebbene Excel sia uno strumento digitale, è poco flessibile.
- La gestione su Excel è sempre manuale, e a conti fatti non tanto diversa da quella cartacea.
- Excel non è una soluzione integrata e non “dialoga” con altri strumenti di gestione.
- La fase di controllo non è automatica e può risultare complicata.
- Si possono verificare errori, che Excel ovviamente non segnala.
Riguardo quest’ultimo punto, un errore in nota spese non è mai banale, in quanto significa sbagliare una voce di costo ed impedire all’azienda la giusta rendicontazione.
Come se non bastasse, possono subentrare ulteriori problematiche come, per esempio, la difficoltà di riconciliazione ricevute, fatture e scontrini.
Essendo un’attività manuale, la gestione di queste attività è lunga e nasconde diverse insidie, legate soprattutto ai possibili errori e al tempo richiesto.
Inoltre, la complessità dell’intero processo (d’altronde il controllo del flusso di denaro in entrata e in uscita richiede sempre accuratezza) non trova corrispondenza nell’importanza che gli viene spesso attribuita: la compilazione della nota spese, ma in generale tutta l’attività di gestione delle note spese e trasferte (travel management), è ritenuta secondaria, “noiosa” e che distoglie da compiti più importanti.
Come emerge da una recente indagine condotta dall’Istituto Piepoli, il tempo medio impiegato per controllare le spese aziendali, varia dalle 3 ore al mese fino ad un’intera giornata lavorativa a seconda dell’azienda.
Anche se la gestione di note spese e trasferte è lunga e noiosa (soprattutto se fatta con Excel!!!), l’importanza del business travel è attestata dai numeri. In occasione del Convegno “Osservatorio Business Travel” tenuto il 18 febbraio 2020, è emerso un dato significativo: le spese sostenute dalle aziende, per le trasferte professionali, nel 2019 hanno superato i 20,6 miliardi di euro (+2% rispetto al 2018). Il 2020, causa pandemia, è stato invece drammatico: i dati del 2020 su business travel e trasferte di lavoro è di -63% rispetto all'anno precedente.
In sintesi, i problemi nella gestione delle note spese e trasferte sono principalmente 3:
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Il processo viene gestito manualmente (cartacei, Excel...) ed è soggetto a facili errori.
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La quantità di dati generati: troppi e difficili da analizzare.
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La frammentarietà (i diversi step) rende l’intero processo lungo e macchinoso.
Alla luce di tutto ciò possiamo tranquillamente dire che il futuro del Business Travel e delle note spese è strettamente legato all'innovazione.
QUESTIONE DI OPPORTUNITÀ! GESTIRE NOTE SPESE E TRASFERTE CON I SOFTWARE ZUCCHETTI...
La soluzione a questi problemi è digitalizzare i giustificativi di spesa e gestire i processi in maniera semplice e snella grazie all’automatizzazione.
I software Travel & Fleet di Zucchetti sono le soluzioni complete e integrate per la gestione dell’intero processo di gestione delle note spese e trasferte, che permettono di:
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monitorare e ridurre i costi di gestione;
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semplificare i rapporti con i fornitori esterni;
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migliorare l’efficienza dei processi;
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favorire la collaborazione tra gli uffici interni;
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aumentare la produttività dei reparti coinvolti.
Ma ottimizzare i processi rendendoli snelli e semplici non significa "soltanto" questo! Aggiungiamo un ulteriore vantaggio, spesso non considerato:
- ...godersi il viaggio.
Prenotare il treno/l'aereo o l'auto aziendale, verificare che l'auto non abbia problemi e che sia tutto in regola... e poi chiamare l'albergo, conservare gli scontrini ecc... Tutte queste incombenze si sommano ai tanti compiti che abbiamo per portare a termine in maniera proficua il viaggio di lavoro. Perchè, i motivi del viaggio di lavoro possono essere numerosi, ma si possono riassumere in una parola soltanto: opportunità. Quindi, per poter cogliere appieno le opportunità del viaggio di lavoro, abbiamo la necessità di concentrarci sull'obiettivo, prepare il materiale o il discorso, rivedere i documenti o l'offerta che dovremo presentare, pensare a chi ci troveremo davanti.
Essere pronti, insomma.
Ecco perché la gestione delle note spese e delle trasferte deve essere snella in ogni sua fase: per cogliere al meglio un'opportunità.
Durante il Convegno “Osservatorio Business Travel”, l’azienda Bauli SpA ha dichiarato che con l’adozione di Ztravel, il software per note spese e trasferte, sono riusciti ad ottimizzare l’intero processo:
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“40 minuti, a fronte dei precedenti 90, per la rendicontazione delle spese dei trasfertisti abituali, con un saving dei costi pari al 56%”
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“10 minuti, a fronte dei precedenti 15, per la rendicontazione delle spese dei trasfertisti non abituali, con un saving dei costi pari al 33%”
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“280 ore, a fronte delle precedenti 1800, per la fase di riconciliazione, con un saving del 84%”
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“4 euro di saving per ciascuna nota spese”
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“60.000 euro risparmiati in pochi mesi”
Questi sono solo alcuni dei vantaggi che si possono ottenere con l’adozione di un software per la gestione delle spese e delle trasferte.
Un altro plus dei software Zucchetti della categoria Travel & Fleet, è la possibilità di usufruire delle loro funzioni anche tramite app. Ad esempio l'app di Ztravel dà la possibilità di dematerializzare i giustificativi di spesa, fotografando scontrini, fatture e ricevute tramite uno smartphone, compilare la nota spese e inviarla all'ufficio di competenza. L'app ZCarfleet permette di prenotare le auto e gestirle in tempo reale, visualizzare la scheda informativa sulla vettura, rilevare i chilometri percorsi e segnalare eventuali guasti o incidenti. Inoltre un sistema di alert informa circa le scadenze e le manutenzioni ordinarie.
Contattaci e scopri tutti gli altri vantaggi di Ztravel, per governare l’intero processo di gestione delle note spese e trasferte, e Zcarfleet, per la gestione della flotta aziendale!
