Smart working: il mondo è il tuo ufficio

Mercoledì, 19 Ottobre 2016 14:01

 

COS'È LO SMART WORKING

Il fenomeno dello Smart Working è approdato in Italia in maniera prorompente, tanto che una grande azienda su tre lavora all’insegna della “flessibilità”, per un totale di circa 250mila lavoratori coinvolti. Come ha evidenziato l’Osservatorio della School of Management del Politecnico di Milano, si è passati dal 17% dello scorso anno al 30% del 2016 per quanto riguarda i progetti ‘smart’ adottati dalle grandi aziende.

Diversa la situazione nelle PMI dove solo il 5% opera in modalità Smart Working, sicuramente a causa di barriere culturali e della mancanza di consapevolezza dei benefici per l’azienda e per i collaboratori. Grazie alla progettazione degli spazi di lavoro, alla social collaboration e gli strumenti digitali, i lavoratori smart (smart workers) evidenziano benefici per quanto riguarda sia la carriera e le prestazioni lavorative, che nel work-life balance, con un conseguente miglioramento nella realizzazione personale.

Ma cerchiamo di capire cos'è lo Smart Working...

 

Cos’è lo Smart Working e come funziona?

Smart workingLo Smart Working è un’evoluzione del metodo di lavoro con la riorganizzazione del tempo e dello spazio e della loro fruizione. Il suo vero tratto distintivo è che contano i risultati che un lavoratore è in grado di garantire e non le ore che dedica all’azienda. Insomma, il cartellino diventa uno strumento non necessario. Basta vincoli spaziali e temporali, ma contano solo risultati e obiettivi.

"Devo portare a termine questo lavoro entro domani!". Non conta che tu impieghi le canoniche 8 ore o 4: l'importante è che tu la faccia, che porti quindi un risultato, tenendo bene in mente l'obiettivo. Tutto ciò richiede, ovviamente, responsabilità da parte del lavoratore e un cambiamento culturale trasversale (azienda E lavoratori). Ricordiamoci: lo Smart Working non è telelavoro.

Con lo Smart Working, il lavoro non è più dove vai, ma quello che fai.

In tal modo basta stress da traffico mattutino e più tempo da dedicare alla famiglia e a possibili incombenze. A livello di produttività individuale, secondo l’analisi del Politecnico di Milano, si avrebbe un aumento del 20% semplicemente lavorando 2 giorni a settimana da casa. 

Da non trascurare anche i vantaggi in ottica ecologica: diminuzione delle emissioni di CO2 grazie ad un uso meno frequente della nostra auto o del nostro scooter, meno traffico, città meno caotiche, uffici più piccoli, abbattimento dei costi di gestione e risparmio su riscaldamento e luce.

Altra parola chiave è collaborazione. Grazie alle nuove tecnologie (anche mobile), gli strumenti di condivisione e archiviazione di documenti, di instant messaging, all’evoluzione degli strumenti digitali (si pensi alle piattaforme di digital collaboration, come Slack, Mattermost già in uso presso la nostra azienda, o del social aziendale Workplace by Facebook di cui abbiamo già parlato), tra colleghi si può collaborare anche a distanza su progetti, fare brainstorming e riunioni senza doversi allontanare dalla propria cucina o dal bar sotto casa. Il mondo potrebbe diventare uno stimolante ed immenso ufficio.

coronavirus smartworkingAggiornamento Smart Working e Coronavirus

Dopo l'emergenza sanitaria prodotta dal coronavirus COVID-19, il Governo ha emanato il decreto attuativo del 23 febbraio 2020 n. 6, che contiene misure urgenti in materia di contenimento e gestione dell’emergenza. Il decreto prevede "la sospensione delle attività lavorative per le imprese […] ad esclusione di quelle che possono essere svolte in modalità domiciliare ovvero in modalità a distanza". Il decreto ha dato la possibilità alle aziende operanti nelle "zone a rischio" di attuare lo Smart Working automaticamente, abbattendo la fase burocratica (che in genere parte da un accordo tra azienda e lavoratore). Senza dubbio, dopo questo decreto attuativo, si apriranno nuovi scenari riguardo la normativa sul "lavoro agile" (disciplinato dalla Legge 81/2017, inoltre sono previsti per lo Smart Working anche benefici contributivi e agevolazioni) e nuove prospettive anche nella gestione dei dipendenti. Le aziende che hanno adottato lo Smart Working per fronteggiare l'emergenza sono state moltissime: da Luxottica a IBM, da Enel a Pirelli, così come Zucchetti, ma anche PMI e attività professionali. Diversi nostri Clienti ci hanno contattati per capire come gestire lo Smart Working tramite il software Presenze Web: un'operazione molto semplice, favorita dalla completezza della soluzione, capace di gestire diverse casistiche come flessibilità oraria, recuperi, telelavoro e Smart Working ecc... e capace di conciliare il "lavoro agile" con l'obbligo di registrare l'orario di lavoro. Se vuoi approfondire la soluzione puoi scaricare la brochure di Presenze Web.

Avvertenze e controindicazioni dello Smart Working

Lavorare in relaxDopo aver capito cos'è lo smart working, la vera sfida sarà quella di diffonderlo nelle PMI e nella Pubblica Amministrazione.

Per poter inaugurare un progetto di smart working all’interno della propria azienda è necessario non solo rielaborare gli spazi (che diventano ampi e condivisi, orientati anche al coworking, nonché con un occhio di riguardo al design) e i tempi, ma occorre un’adeguata governance dei sistemi e la garanzia di servizi che possano assicurare il massimo della produttività individuale. Altrettanto fondamentale è gestire la comunicazione e la collaborazione, definire piattaforme di gestione unificate, garantire sicurezza e privacy e definire un management by objectives.

Tutti i componenti dell’organizzazione sono coinvolti e interconnessi: per esempio l’Hr dovrà interagire con l’IT e il top management. Secondo Mariano Corso, responsabile scientifico dell’osservatorio smart working, c’è bisogno di abbattere alcune barriere culturali, ma è necessario anche «agire su tre elementi: l’allineamento strategico rispetto alle priorità strategiche aziendali e agli obiettivi delle persone coinvolte, uno stile di leadership che preveda coinvolgimento dei collaboratori nel processo decisionale e delega ai collaboratori, comportamenti delle persone caratterizzati da proattività e intelligenza collaborativa».

Tutto qui? Non proprio. Nel "foglietto illustrativo" dello smart working risulta anche qualche controindicazione. Secondo quanto riportato da una ricerca dell’Università La Sapienza di Roma, condotta su 42 dipendenti del comune di Torino (che ha iniziato ad adottare lo smart working), tra gli effetti indesiderati potrebbe esserci "l’effetto Stackanov": i dipendenti potrebbero essere così preoccupati di dimostrare la propria produttività da lavorare ben oltre le esigenze e le richieste dell’azienda.

Un secondo possibile effetto è che chi lavora da casa potrebbe farsi carico così tanto delle incombenze familiari da appesantire la giornata con una serie di attività stressanti. Insomma, «un’adozione efficace dello smart working richiede una crescita di maturità, di autodisciplina e di autonomia».

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